5 tools waardoor je effectiever gaat communiceren
11 september 2020 

5 tools waardoor je effectiever gaat communiceren

Inhoudsopgave artikel

[[showindex]]

Het is heel fijn dat we kunnen communiceren, maar soms krijg je er werkelijk een punthoofd van. Van die ene collega die nooit begrijpt wat je bedoelt, je partner die geïrriteerd reageert op alles wat je zegt en die vriendin die volgens jou op een andere planeet woont wat communicatie betreft. Communicatie tussen mensen verloopt vaak moeizaam. En dat is zonde!

Hoe kun je je communicatie beter laten aansluiten op die van de ander?

Om je communicatie beter te laten aansluiten op die van de ander is het belangrijk te weten hoe jij tot jouw eigen gedrag en resultaten komt. Waar komt jouw frustratie en weerstand vandaan? Waar haal je jouw waarheid en werkelijkheid vandaan? Heb jij inzicht in hoe jij omgaat met de dingen die om je heen gebeuren? En weet jij hoe jij zo kunt communiceren dat je perfect aansluit op de ander?

Berim | Communicatiemodel | 5 tools waardoor je effectiever communiceert

Externe gebeurtenis

Je communicatie start met een externe gebeurtenis die plaats vindt. Deze gebeurtenis neem je waar met je vijf zintuigen: gezicht, gehoor, gevoel, reuk en smaak. Hoewel we allemaal over dezelfde zintuigen beschikken, nemen we niet allemaal hetzelfde waar. Ieder persoon heeft een eigen voorkeurssysteem. De één is meer visueel ingesteld, de ander meer auditief (gehoor) en een derde meer kinesthetisch (gevoel). De waarheid is jouw waarheid geworden.

Vervormen

We vervormen constant informatie op basis van wat ons bezighoudt. Je vervormt ook op basis van hoe je de dingen die je meemaakt beleeft. Als je zwanger bent, zie je bijvoorbeeld ineens overal zwangere vrouwen lopen. Of als je een nieuwe auto gaat kopen, zie je deze ineens veel meer rijden. Die auto reed er al, alleen zie jij hem nu meer en meer.

Generaliseren

Je hoeft niet elke dag als je van school of werk naar huis rijdt, een routebeschrijving uit te printen om je huis te kunnen vinden. Ook hoef je je niet elke morgen opnieuw voor te stellen je collega’s. Gelukkig kunnen we informatie generaliseren.

Een ander voorbeeld: als jij bij iemand thuis komt, herken je meteen wat een stoel is; je hoeft niet te controleren of er wel poten onder zitten, of hij een zitting heeft of een rugleuning. Omdat je de vorm als stoel herkent, weet je dat je erop kunt zitten.

Weglaten

Om de ruim twee miljoen bits per seconde aan informatie die we per seconde binnenkrijgen te kunnen verwerken, wordt deze teruggebracht naar ongeveer 134 bits per seconde. Dit is de hoeveelheid die je bewust kunt verwerken. Informatie die op dat moment niet belangrijk is, laat je daardoor eenvoudig weg.

Neem bijvoorbeeld het gevoel in je voeten omdat ze op de vloer staan. Je let hier niet de hele dag op. Pas als je je aandacht erop focust wordt je er bewust van. Je laat dus informatie weg die er wel is.

Filters

Het weglaten, vervormen en generaliseren wordt gefilterd. Die filters zorgen er nog een keer voor dat jij ziet wat jij ziet en dat iemand anders iets anders waarneemt. Over welke filters spreken we dan?

Herinneringen, emoties, alle eerder genomen beslissingen en je taal

Alle herinneringen, emoties en eerder genomen beslissingen worden opgeslagen in het onbewuste en komen terug in de manier waarop je jouw taal gebruikt. Laten we eens kijken naar hoe je dit filter terug kunt horen bij het onderdeel vervormen. Je:

  1. Denkt iemands gedachtenpatroon te kennen en je zegt: hij heeft een hekel aan mij.
  2. Geeft een algemeen waarde-oordeel zonder erbij te vermelden dat het jouw mening is: de koffie is slecht.
  3. Maakt een oorzaak en gevolg redenatie waarbij de oorzaak buiten jezelf gezocht wordt: door hem voel ik me rot.
  4. Vertelt twee ervaringen als twee synoniemen: hij schreeuwt tegen mij, dus hij mag me niet.
  5. Doet aannames: als hij wist hoeveel ik heb geleden, dan had hij niet zo gedaan.

Natuurlijk komt dit filter ook terug op het onderdeel generalisaties. Je:

  1. Bezigt alles of niets uitspraken: niemand neemt mij serieus.
  2. Neemt een stelling van noodzakelijkheid in: ik moet dit echt vandaag doen.
  3. Neemt een stelling van (on)mogelijkheid in: ik kan hier niet om lachen.

En als laatste is dit filter ook toe te passen op de weglatingen. Je:

  1. Zet een actief werkwoord om naar een passief zelfstandig naamwoord: Ik heb spijt van mijn beslissing.
  2. Geeft niet specifiek aan wat er concreet gebeurt: Jan doet mij pijn.
  3. Bezigt een algemene weglating: Ik heb geen geluk.
  4. Doet een uitspraak zonder referentie: Zij luisteren niet naar mij.
  5. Maakt een halve vergelijking: Het is beter om eerst op te ruimen.

De manier waarop jij de realiteit waarneemt

Hiermee wordt bedoeld: wat is jouw beleving van tijd, ruimte, materie en energie. Vind jij bijvoorbeeld dat de tijd voorbij kruipt of vliegt de tijd voorbij? Vind jij tijd en op tijd komen heel belangrijk of niet? Houd jij van het buitenleven waar je de ruimte hebt of voel jij je beter in een kleine gezellige ruimte? Ben jij gevoelig voor de energie van een ander of kan het je niet veel schelen?

Denkstijlen

Je manier van denken bepaalt in sterke mate hoe je je voelt en hoe je handelt. Je denkstijl werkt als een filter op het vervormen, generaliseren en weglaten. Welke denkstijlen zijn er?

  • Proactief of reactief: Ben ik meer een doener of een denker? Neem ik snel initiatief of overweeg ik eerst verschillende kanten van de zaak?
  • Naartoe of weg van: Word ik geleid door de doelen die ik wil bereiken? Of wil ik vooral problemen oplossen en moeilijkheden voorkomen?
  • Interne of externe referentie: Ga ik af op mijn eigen normen en waarden of ga ik op anderen af om te weten wat goed of fout is?
  • Opties of procedures: Denk ik meer in keuzemogelijkheden of denk ik meer in stappenplannen?
  • Voldoet wel of voldoet niet: Richt ik mijn aandacht op wat er goed gaat en wat er klopt of richt ik mijn aandacht op wat er niet goed gaat en wat er niet klopt?
  • Controle binnen of buiten zelf: Heb ik het idee dat ik mijn omgeving bepaal, of denk ik dat mijn omgeving mij bepaalt?
  • Handhaving, ontwikkeling of verandering: Houd ik van stabiliteit, houd ik van geleidelijke verandering of houd ik van snelle verandering?
  • Globaal of specifiek: Denk ik in grote lijnen of let ik op de details.
  • Mensen, activiteiten of informatie: Wat vind ik het belangrijkste? Relaties, handelingen of gegevens?
  • Concept, structuur of gebruik: Ben ik meer bezig met de essentie, met de samenhang of met de toepassing in de praktijk?
  • Samen, nabijheid of alleen: Houd ik van hechte samenwerkingsverbanden, van lossere teams of doe ik het liever helemaal alleen?
  • Heden, verleden of toekomst: Op welke van deze drie tijdsfactoren ben ik het meest gericht?
  • Visueel, auditief of kinesthetisch: Denk ik meer in beelden, meer in geluiden of meer in gevoelens?

Normen, waarden en overtuigingen

Alles wat jij tot nu toe hebt meegemaakt in je leven en al jouw ervaringen zorgen voor jouw normen, waarden en overtuigingen zijn van invloed op je communicatie. Je ervaringen doe je op middels je ouders, familie, school, vrienden, idolen, kerk of religie, woonomgeving, cultuur, economische situatie of via de media. Je ouders spelen de grootste rol in de programmering van je eerste normen, waarden en overtuigingen door je te vertellen wat je wel en niet moet doen, zeggen en geloven. Het gaat om alle overtuigingen die jij als jouw waarheid tot je hebt genomen, dus als je bekrachtigende én belemmerende overtuigingen.

Je normen en waarden creëer je in grote lijnen in 4 periodes in je leven:

Imprintperiode 0-7 jaar
De imprintperiode loopt vanaf je geboorte totdat je ongeveer 7 jaar oud bent. Gedurende deze tijd leer je grotendeels onbewust van je ouders.

Modelleerperiode 7-14 jaar
De modelleerperiode loopt van je 7e tot je 14e jaar, je leert dan je vrienden bewust en onbewust te kopiëren (modelleren). Sommige van je belangrijkste waarden, de kernwaarden zijn al gevormd voordat je 10 jaar bent.

Socialisatieperiode 14-21 jaar
De socialisatieperiode ligt tussen je 14e en 21ste jaar. Tijdens deze periode leer je de normen en waarden die op je relaties invloed hebben.

Werksocialisatieperiode 21-35 jaar
In de werksocialisatieperiode neem je de normen en waarden over die gelden in het bedrijf of de organisatie waar je werkzaam bent.

Zelfbeeld

De manier waarop je naar jezelf kijkt is één van de filters die mede bepaalt hoe jij communiceert. De manier waarop je jezelf waardeert is een onderdeel van het zelfbeeld en heeft invloed op je relatie met anderen. Een negatief zelfbeeld kan leiden tot zelfkritiek en een kritische houding naar anderen. Een positief zelfbeeld zorgt er over het algemeen voor dat je jezelf en anderen op een positieve manier benadert.

Missie of levensdoel

Je zou jezelf kunnen vragen: waarom ben ik op deze wereld? Maar wellicht is je missie of levensdoel veel kleiner. Wat:

  • Is mijn doel?
  • Wil jij voor je omgeving betekenen?
  • Was de motivatie waarvoor je het deed?

Jouw missie of levensdoel is een filter die je waarneming beïnvloedt.

Alle filters maken dat jij waarneemt zoals je waarneemt. Daar ben jij je niet bewust van, het is een onbewust proces. Iedereen heeft zijn of haar eigen filters en werkelijkheid, namelijk zoals hij of zij denkt dat de wereld in elkaar steekt. Zo is de wereld niet, dat is zijn /haar model van de wereld.

Interne representatie

De gefilterde informatie zorgt binnenin voor een interne representatie van die waarneming van een gebeurtenis. Dat is niet die waarneming zelf, maar het is zoals je intern, dus in je hoofd, die waarneming van de omgeving representeert. Het is slechts een weergave, jouw persoonlijke weergave van die gebeurtenis. Om iets te kunnen weergeven, worden de gegevens door jouw filter gefilterd en daarmee geef jij er direct kleuring aan. En dan heb je nog jouw taal, die ervoor zorgt dat je die interne representatie ook weer extern kunt maken. Dus afhankelijk van jouw woordenschat, door de woorden die jij kiest, komt er nóg een keer een kleuring overheen. Deze interne representatie zorgt voor jouw gedachten, vormt jouw gedachtegang.

Stemming

Samen met jouw fysiologie, je lichamelijke gesteldheid, bepalen die gedachten jouw stemming. Je stemming is dus afhankelijk van zowel je gedachten als je fysiologie. Lichaam en geest zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. En jouw stemming leidt tot jouw gedrag. Je kunt je niet ‘niet-gedragen’: ook ‘niets doen’ heeft een effect, je beïnvloedt een ander altijd, jouw gedrag leidt altijd tot resultaat. Ook al is het misschien niet altijd het resultaat dat jij wilt.

De 5 tools waardoor je effectiever gaat communiceren

De grote vraag is hoe je bovenstaande informatie vóór je kunt laten werken zodat jij optimaal afstemt op de ander én effectiever communiceert. Hieronder 5 tools:

Tool 1: Doe geen aannames

Door de ervaringen, de opvoeding die je genoten hebt, je herinneringen, eerder genomen beslissingen, cultuur en overtuigingen heeft iedereen een eigen ‘kaart van de wereld’. Een voorbeeld hiervan is de simpele zin: ‘Ik heb een hond gekocht.’

Berim | de kaart is niet de wereld | 5 tools om effectiever te communiceren

Beide communicatiepartners vormen in hun hoofd een plaatje van een hond op basis van hun eigen gefilterde waarheid. Een ander voorbeeld:

Jelke vroeg zijn collega of de behandelingen al gedeclareerd waren. Het antwoord daarop was ja en hierdoor was Jelke in de veronderstelling dat het declaratieproces afgerond was en dat het geld binnenkort op de rekening zou staan. Niet was echter minder waar. De behandelingen waren dan wel gefactureerd, maar deels afgekeurd en ze waren nog niet weer opnieuw ingediend. Toen Jelke hierachter kwam bekroop hem het gevoel dat zijn college dingen had verzwegen. Zijn college was zich van geen kwaad bewust. De behandelingen waren immers gefactureerd en Jelke had niet gevraagd of het gehele facturatieproces was afgerond.

Nu je weet hoe dit proces werkt is één van de krachtigste tools die je kunt inzetten: het niet doen van aannames. Bepaal van te voren wat je exact wilt weten en stel die specifieke vraag. Alleen dan zorg je ervoor dat jouw kaart van de wereld overeenkomt met de kaart van de wereld van de ander en dat misverstanden voorkomen worden.

Tool 2: Zorg dat je reageert op overtredingen in de taal

Zojuist hebben we besproken welke overtredingen er in de taal gemaakt kunnen worden. Maar daarmee ben je er nog niet. Want hoe kun je nu reageren op deze overtredingen en het effect ervan ongedaan maken? Hieronder een overzicht:

Berim | Metamodel - Overtredingen in de taal - 5 tools om effectiever te communiceren

Tool 3 – Efficiënte communicatie door afstemming op het representatie voorkeurssysteem

Wat is dat!?! Een representatiesysteem!?! We verwerken alle informatie via onze zintuigen. Ieder mens heeft een bepaalde voorkeur voor het opnemen, verwerken en teruggeven van informatie. Daar zijn we ons niet van bewust. Onbewust kiezen we voor een bepaalde manier van omgaan met die informatie van buiten, hoe we daar intern onze werkelijkheid mee creëren en hoe we die vervolgens weer extern maken door ons gedrag en/of onze taal. Denk maar eens terug aan het lekkerste kopje koffie dat je hebt gedronken. Herinner je de geur? Zie je het plaatje voor je? Proef je de smaak opnieuw? Of hoor je het malen van de koffiebonen? Ieder mens heeft zijn eigen persoonlijke zintuiglijke voorkeur. We noemen deze zintuiglijke voorkeur het representatie voorkeurssysteem.

Als jij weet wat iemands representatiesysteem is en jij wilt graag met deze persoon communiceren, dan is het zeer aan te raden om op dezelfde manier jouw (non) verbale gedrag te kiezen.

Welke representatiesystemen zijn er en hoe herken je deze?

Visueel

  • Mensen die visueel zijn ingesteld, staan of zitten meestal met hun hoofd en/of lichaam rechtop.
  • Zij bewegen hun ogen vaak omhoog of juist helemaal niet gericht.
  • Ze ademen vanuit de bovenkant van hun longen, hoog in de borstkas.
  • En onthouden door plaatjes te zien en zijn minder snel afgeleid door geluid
  • Hebben vaak moeite om verbale instructies te onthouden en hebben de neiging af te dwalen, doordat er andere plaatjes door hun hoofd schieten.
  • Een visueel persoon is benieuwd hoe een product of dienst eruitziet. Uiterlijkheden zijn belangrijk.
  • Visueel ingestelde mensen praten vaak snel en hard en ondersteunen wat ze zeggen vaak met grote handgebaren.

Auditief

  • Auditief ingestelde personen bewegen hun ogen veelal zijwaarts of links naar beneden.
  • Zij ademen vanuit hun middenrif.
  • Praten vaak tegen zichzelf en kunnen gemakkelijk afgeleid worden door geluiden.
  • Kunnen gemakkelijk dingen herhalen, zij leren door te luisteren en doorgaans houden ze van muziek en praten door de telefoon.
  • Zij herinneren zich dingen door stappen, procedures en feiten opnieuw in dezelfde volgorde te doorlopen.
  • Auditieve personen houden ervan verteld te worden hoe iets gaat of werkt en reageren op de toon in de stem of op de gebruikte woorden.
  • Zijn geïnteresseerd in wat je te vertellen hebt over je programma, dienst of product.
  • Auditief ingestelde mensen houden hun hoofd vaak zijwaarts in de ‘telefoonpositie’ en praten vaak melodisch en ritmisch.

Kinesthetisch

  • Kinesthetisch ingestelde mensen gebruiken vaak de buikademhaling, zodat je hun maag in en uit ziet bewegen.
  • Ze bewegen en praten vaak langzaam.
  • Zij bewegen hun ogen vaak naar beneden of naar rechts beneden.
  • Hun houding is vaak gebogen met het hoofd naar beneden gericht.
  • Ze reageren op fysieke beloningen en houden van aanraking.
  • Staan fysiek (letterlijk) dichter bij mensen dan visuele personen
  • Slaan informatie p door dingen te doen of te ervaren.
  • Zijn geïnteresseerd in je programma, dienst of product als ‘het goed voelt’.
  • Kinesthetisch ingestelde mensen praten vaak wat lager en zachter.

Auditief Digitaal (Ad)

  • Deze mensen praten veel tegen zichzelf (innerlijke dialoog). Ze voeren gesprekken met zichzelf over wat ze waarnemen en daarvan vinden. De dialoog bestaat vooral uit innerlijk commentaar geven op wat er gebeurt.
  • Herinneren zich zaken door stappen of procedures weer te doorlopen.
  • Willen weten of datgene wat ze waarnemen logisch is.
  • Auditief digitale personen vertonen karakteristieken van de andere representatiesystemen.
  • Ze gebruiken niet zintuig-specifieke zinnen (daar denk ik de laatste tijd veel over na).

Hieronder een aantal voorbeeld zinnetjes die je in de communicatie van de ander zou kunnen ontdekken en erop in zou kunnen spelen door je aan te passen aan het representatiemodel van de ander.

Berim | Representatiemodel | 5 tools om effectiever te communiceren

Tool 4 – Reframe overtuigingen

Een overtuiging heeft niets meer te maken met de waarheid. Het is een mening van iemand gebaseerd op zijn verleden, herinneringen, ervaringen, opvoeding, normen en warden. Iemand met een sterke (belemmerende)overtuiging kan het gesprek of de discussie soms behoorlijk domineren én blokkeren.

Elk woord en elke zin die iemand uitspreekt, heeft een bepaalde betekenis. Als je de betekenis van dat wat iemand zegt verandert, dan geef je diegene dus de mogelijkheid om tot een andere beleving en zelfs tot ander gedrag te komen. Als mensen vast zitten in een bepaalde overtuiging – die tot uiting komt in de taal – staat het veranderingsproces stil. Want het ontbreekt hen aan mogelijkheden om er op een andere manier naar te kijken.

Door te reframen krijg je de communicatie toch weer in een flow. Er zijn twee manieren van reframen:

  • Een context reframe
  • Een mening reframe

Context-reframe

Bij een context-reframe plaats je hetzelfde gedrag in een andere context, waardoor de betekenis verandert. Je zoekt dus naar een andere context waarin dit gedrag een andere betekenis heeft.

Piet: ‘Het regent ook altijd hier in dit Nederland’.
Reactie: ‘Daar zouden ze in de Sahara erg blij mee zijn.’

Renske: ‘Mensen vinden mij onverschillig.’
Reactie: ‘In stressvolle situaties zou dit heel bruikbaar kunnen zijn.’

Roderik: ‘Als ik boos ben dan worden mensen altijd bang van me.’
Reactie: ‘Als je blij bent ben je een prettig persoon.’

Mira: ‘Ik ben veel te ongeduldig.’
Reactie: ‘Dan ben je een snelle beslisser.’

Bram: ‘Ik ben te aardig.’
Reactie: ‘Dan weten ze je goed te vinden.’

Meaning-reframe

Bij een meaning-reframe verander je de betekenis of de inhoud van het gedrag, waardoor de betekenis in zijn geheel verandert. Dus je vraagt je af wat het tegenovergestelde of een ander belangrijk iets voor deze persoon zou kunnen zijn.

Aram: ‘Ik vind het belangrijk dat mensen mij aardig vinden.’
Reactie: ‘Wil je liever dat ik aardig of eerlijk tegen je ben?’

Klazien: ‘Altijd als hij tegen mij schreeuwt, voel ik me afgewezen.’
Reactie: ‘Hoe afgewezen zou jij je voelen als hij niet meer tegen je schreeuwt?’

Pier: ‘Altijd als iemand zegt wat ik niet goed doe, dan reageer ik verdedigend.’
Reactie: ‘Dus als je een compliment krijgt, voel je je een winnaar?’

Marije: ‘Ik ben zo gevoelig voor complimenten dat als ik ze niet krijg, ik heel onzeker wordt.’
Reactie: ‘O, dus dan geef jij mensen in je omgeving veel complimenten?’

Tool 5 – Upchuncken en downchuncken om overeenstemming te bereiken

Wat is dat nu weer!?! Als je met taal iets wilt bereiken – en dat wil je! – dan moet je die woorden en die structuur van je woordgebruik kiezen die aansluit bij de ander.

Berim - Upchuncken en downchunken - 5 tools om effectiever te communiceren

Als mensen met elkaar aan het communiceren zijn en ze zijn het niet eens dan hebben ze vaak het idee dat ze over verschillende dingen praten. In de praktijk blijkt echter meestal dat ze op verschillende abstractieniveaus met elkaar communiceren.

Hoe kun je aansluiten op het abstractieniveau van degene met wie je praat? Door op de juiste manier je taal te chuncken, dat wil zeggen door woorden op het juiste abstractieniveau te gebruiken. Er zijn drie manieren van chunken:

  1. Upchunken: op een hoger abstractieniveau communiceren
  2. Downchuncken: op een lager abstractieniveau communiceren
  3. Lateraalchuncken: op hetzelfde niveau, maar over een ander onderwerp verder communiceren

Voorbeeld

Dus stel je praat met iemand over auto’s en jij houdt niet van auto’s. Om toch tot een goed gesprek te komen ga je lateraalchuncken en zoek je in dezelfde categorie een vervoersmiddel waar je allebei iets mee hebt. Je komt erachter dat jullie beide van motoren houdt.

Stel dat je met lateraalchuncken niet tot overeenstemming komt dan kun je gaan upchuncken en je ontdekt dat beweging wel een thema’s is waar jullie beide enthousiast van worden.

Het kan ook zo zijn dat jullie allebei gek zijn van auto’s. Dan kun je gaan downchuncken en met overeenstemming naar de details gaan en zo komt jullie gesprek uit op de verschillende merken binnenbanden die er op de markt zijn.

Als je deze techniek beheerst, ben je in staat om op elk niveau met allerlei verschillende mensen te communiceren. Of je nu praat met een hoog opgeleide directeur, iemand uit een fabriek, een vrouw of een kind, je kunt altijd je boodschap duidelijk overbrengen. Je wordt veel effectiever in je woordgebruik. Mensen praten graag met je, omdat je wat te vertellen hebt, waar ze nog wat aan hebben ook!

Hulp nodig?

Loop jij vast in je persoonlijke ontwikkeling? Wij coachen je graag.
Wil jij direct inzicht in de mate waarop angst jouw gedrag beïnvloedt? Dan is de ACT®-meting iets voor jou!

Over de schrijver
Alida vertaalt op een creatieve manier jouw vraag naar een concreet plan. Als projectmanager en organisatie adviseur heeft Alida veel ervaring met het coachen van personen, teams en organisaties. Ze vindt het erg belangrijk om te werken vanuit kwaliteit en expertise. Met haar sociale en analytische inslag brengt ze mensen bewust en onbewust naar een hoger plan. Het is haar missie om natuurlijke talenten, ontwikkelpotentieel en onbewuste drijfveren zichtbaar te maken. Alida begeleidt trajecten vanuit de verbinding met een resultaatgericht doel en door een tikkeltje eigenwijs te zijn.
Reactie plaatsen

Meer lezen over persoonlijke ontwikkeling?

Topics
arrow_drop_up arrow_drop_down